In een intelligente organisatie is er altijd plaats voor een chatbot in HR

Mensen vormen het hart van een bedrijf, en de afdeling Human Resources is er om voor die mensen te zorgen. HR is de bewaker van de cultuur en zorgt dat werknemers mogelijkheden krijgen om te groeien. Het houdt het bedrijf levendig en gezond. HR draait dus om mensen. Is een virtuele assistent, oftewel een chatbot, tussen al deze mensen wel op zijn plek?

Hoewel HR draait om de mensen binnen een organisatie, besteden HR-medewerkers ongeveer een vierde van hun tijd aan administratieve taken. Het beantwoorden van vragen van medewerkers is bijvoorbeeld een dagelijks terugkerende taak. Vragen als ‘hoeveel vakantiedagen heb ik nog?’ of ‘wat zijn de regels rond ziekteverlof?’ komen bijna dagelijks aan bod. Een chatbot kan al die vragen van medewerkers beantwoorden. Dit ontziet niet alleen de HR-manager, maar het schept ook direct duidelijkheid voor medewerkers die de vragen stellen. Nooit meer de frustraties van lang wachten op een antwoord op een simpele vraag. Dat klinkt goed toch?

Een chatbot kan de gestelde vragen ook nauwkeurig bijhouden, om zo knelpunten in het HR-beleid op te merken. Daarnaast wordt een chatbot met de hulp van kunstmatige intelligentie steeds slimmer, naarmate hij meer vragen krijgt. De antwoorden die hij geeft zullen elke dag beter en nauwkeuriger worden. Dit wirdt ook wel machine learning genoemd.

Persoonlijke antwoorden voor specifieke situaties

Vooral het aanvragen van verlof is een administratieve taak die vaak veel tijd kost. Denk aan het aanvragen van zwangerschapsverlof bijvoorbeeld. Een bot kan persoonlijke antwoorden en oplossingen geven voor deze specifieke aanvraag.

Ook tijdens ziekte kan de chatbot een rol spelen. Een van de belangrijkste taken van HR is het zorgen voor een gemotiveerd personeel. Om hieraan bij te dragen kan een chatbot bijvoorbeeld een ‘beterschap’ boodschap sturen als iemand zich ziek meldt. De virtuele assistent kan ook vragen en bijhouden hoe het met diegene gaat, om zo het herstel in het oog te houden.

Sollicitatieprocedures gladstrijken met een chatbot

Gezien de huidige arbeidsmarkt is het vaak lastig om nieuw personeel te vinden. Het is daarom essentieel dat het sollicitatieproces vlekkeloos verloopt. Een chatbot kan dit optimaliseren door vragen van een sollicitant direct te beantwoorden. Na het beantwoorden van een vraag, kan de chatbot zelf waardevolle data verzamelen over de sollicitant. De bot slaat de antwoorden op zodat het eenvoudiger wordt om kandidaten te screenen. Niet alleen het leven van de recruiter wordt zo makkelijker, ook dat van de sollicitant.

Het grootste deel, ongeveer 80%, van mensen die ergens solliciteren, overweegt ergens anders heen te gaan als ze tijdens het proces niet regelmatig updates krijgen over hun sollicitatie. Ze blijven wel aan boord als ze regelmatig op de hoogte gehouden worden over hoe het ervoor staat. Een bot kan een sollicitant op de hoogte houden en zo het proces van recruitment op een positieve noot beginnen. Nadat de sollicitant de selectieprocedure heeft doorlopen en zijn of haar proeftijd in gaat, begint de onboarding. De onboarding is een belangrijke periode om ervoor te zorgen dat een nieuwe medewerker zo snel mogelijk mee kan draaien in de organisatie. In plaats van te werken via een checklist kan de chatbot een groot deel van de onboarding van de HR overnemen en kan de medewerker snel zelf aan de slag. Doordat alle documenten en informatie klaargezet worden in de chatbot kan HR zich meer focussen op het persoonlijke aspect van de onboarding.

Chatbot voor HR, meer ruimte voor mensen

Ondanks de opkomst van nieuwe technologie is de wereld van HR er eentje die draait om mensen. Mensen die tijd nodig hebben om er voor elkaar te zijn, in plaats van dat ze zich constant bezig moeten houden met administratieve taken. HR moet zich kunnen richten op de ontwikkeling van medewerkers en als mentor kunnen optreden. HR moet de perfecte nieuwe collega kunnen vinden en de doelen van de organisatie nastreven. Door de inzet van een chatbot kan juist het werk uit handen genomen worden dat zoiets in de weg staat. Zo kan een bedrijf zich niet alleen richten op wat belangrijk is, maar kan het ook zijn medewerkers de ruimte geven te doen waar ze goed in zijn door altijd paraat te staan met de juiste informatie en het juiste advies. Daarom heeft een intelligente organisatie altijd plaats voor een chatbot in HR.

Auteur: Joris Jonkman

Bron: Emerce